Biała lista podatników VAT umożliwia przedsiębiorcom sprawdzanie, czy ich dostawcy są zarejestrowanymi podatnikami. Umożliwia także potwierdzenie numeru rachunku, na jaki powinni regulować płatności wobec kontrahentów. Dzięki temu firma ma pewność, że wywiązała się ze swoich obowiązków.

Żmudny proces weryfikacji rachunków i dokonywania płatności w zgodzie z zasadami białej listy podatników

Podobnie jak w przypadku weryfikacji statusu kontrahentów, także weryfikacja rachunków bankowych, na które należy dokonywać płatności za usługi czy dostawy może okazać się dla firmy dużym wyzwaniem. Przedsiębiorca musi każdorazowo sprawdzić, czy widniejący na fakturze numer rachunku zgodny jest z aktualnym numerem rachunku ujętym na białej liście podatników VAT dostępnej pod adresem https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.

Co ważne, numer rachunku musi być aktualny na dzień zlecenia przelewu. Konieczne jest by przedsiębiorca pamiętał o zachowaniu identyfikatora zapytania lub potwierdzenia wyszukiwania danego numeru rachunku na białej liście podatników VAT do celów kontrolnych.

Zagrożenia związane z błędami przy płatnościach

Niestaranność przy weryfikacji numerów rachunków kontrahentów może dla przedsiębiorcy okazać się bolesna w skutkach. Dokonywanie płatności na rachunek spoza białej listy uniemożliwia firmie zaliczenie tych transakcji do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto firma naraża się na ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe. Będzie to miało miejsce wówczas, gdy kontrahent nie zapłaci należnego podatku VAT od takiej płatności.

Dobry system ERP może wyręczyć przedsiębiorcę i usprawnić proces płatności

Dobrym rozwiązaniem pozwalającym uniknąć powyższych negatywnych konsekwencji jest zastosowanie w firmie rozwiązań oferowanych przez dobry system ERP. Umożliwia on weryfikację numerów rachunków na każdym etapie pracy z fakturą czy z przelewem.  Sygnalizuje także błędne numery kont lub pojawiające się w tych obszarach nieprawidłowości.

Dzięki temu już podczas pracy z fakturą przedsiębiorca ma świadomość pojawiających się problemów z numerem rachunku i możliwość ich wyjaśnienia. Także w momencie przygotowywania przelewu i w dniu dokonywania płatności system czuwa, aby transakcja przebiegła prawidłowo. Oznacza to, że system samodzielnie dokonuje sprawdzenia, czy w dniu zlecenia przelewu numer rachunku nie uległ zmianie. Jest to ważne, gdyż dane o kontrahentach zawarte na białej liście podatników VAT są codziennie aktualizowane. Co istotne, system za każdym razem zachowuje potwierdzenie dokonania weryfikacji numerów rachunków na białej liście. Dzięki temu przedsiębiorca w razie kontroli może wykazać, że dokonywał ich sprawdzania.

Bardzo istotną funkcją dobrego systemu ERP jest automatyzacja całego omawianego procesu weryfikacji numerów rachunków. System codziennie, samodzielnie weryfikuje numery rachunków wszystkich współpracujących z daną firmą kontrahentów. Przedsiębiorca, rozpoczynając codziennie swoją pracę ma pewność, że dysponuje aktualnymi danymi. Ma także pewność, że jeśli w ciągu dnia pojawią się nowe faktury, system automatycznie zweryfikuje poprawność zawartych na nich danych kontrahentów.

Split payment – alternatywa dla płatności realizowanych w duchu białej listy podatników

Warto podkreślić, że korzystanie przez firmę z dobrego systemu ERP daje przedsiębiorcy możliwość wyboru sposobu płatności za dostawy i usługi. System oferuje bowiem możliwość dokonywania płatności także poprzez split payment, dla wskazanych faktur. Stosowanie płatności podzielonych zwalnia przedsiębiorców m.in. od solidarnej z kontrahentem odpowiedzialności za zaległości podatkowe.

Podsumowanie

Dobry system ERP daje przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa i pewność, że dokonuje płatności za towary i usługi na odpowiednie rachunki bankowe. Pozwala to na wyeliminowanie ryzyka odpowiedzialności za niewywiązywanie się z obowiązków podatkowych przez nierzetelnych kontrahentów. Pozwala także zaliczyć każdą transakcję do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto oszczędza w firmie czas, automatyzując cały proces. Niewątpliwie system taki jest również nieoceniony podczas kontroli, gdyż przy każdym numerze rachunku zachowuje potwierdzenie jego weryfikacji na białej liście podatników VAT.