Czy czekają nas duże zmiany w KSeF? WAPRO ERP by Asseco

DHO – Dom Handlowy Oprogramowania jako główny dystrybutor WAPRO ERP przedstawiamy artykuł nt. szczegółów ze spotkań z przedstawicielami Ministerstwa Finansów. Za nami ostatnia seria rozmów przedstawicieli Ministerstwa Finansów z przedsiębiorcami w ramach konsultacji społecznych Krajowego Systemu e-Faktur. W ostatnim tygodniu omawiano szczegółowe rozwiązania dotyczące wykorzystania systemu przez jednostki administracji samorządowej oraz kwestie związane z etapowym wdrażaniem i informowaniem o KSeF podmiotów zainteresowanych.

Konsultacje KSeF wzbudziły duże zainteresowanie, liczba uczestników sesji zdalnych przekroczyła tysiąc osób.

Jedną z istotniejszych informacji, jaką Ministerstwo przekazało w ostatnim tygodniu jest uzupełnienie harmonogramu dotyczącego dalszych prac nad KSeF.

W połowie marca 2024 r. Ministerstwo ma przedstawić projekty rozwiązań legislacyjnych, które będą poddawane dalszym konsultacjom w grupach roboczych. W projektach tych będą zawarte szczegółowe informacje dotyczące m.in. certyfikatów użytkowników oraz trybu awarii. Koniec prac legislacyjnych zaplanowany jest na koniec czerwca br.

Poniżej zdajemy Państwu relację jako krótkie podsumowanie wybranych tematów poruszanych w trakcie dotychczasowych spotkań.

Format faktury ustrukturyzowanej

Ministerstwo nadal podtrzymuje niechęć do zmiany formatu faktury ustrukturyzowanej. 

Etapowe wdrażanie KSeF

Oddzielnym blokiem tematycznym konsultacji było etapowanie wdrożenia systemu KSeF. Ministerstwo zaznaczyło, że nie przychodzi z gotowym rozwiązaniem i chętnie wysłucha wszystkich pomysłów. Ze strony uczestników pojawiały się głosy proponujące wdrażanie KSeF etapami, analogicznie jak w przypadku JPK VAT (czyli wg podziału na duże, średnie i małe przedsiębiorstwa), jednak większość osób zabierających głos opowiedziała się za wprowadzeniem wszystkich podmiotów w tym samym czasie. Podstawową korzyścią takiego rozwiązania jest brak konieczności weryfikowania, do której z kategorii przedsiębiorców należy odbiorca faktury. Jednocześnie zaznaczono, aby dodatkowe obowiązki wynikające z wprowadzenia systemu (np. zamieszczanie nr KSeF jako identyfikatora płatności w przelewach) zostały przesunięte na kolejny etap.

Jednym z ciekawszych pomysłów, nad którym Ministerstwo Finansów obiecało się pochylić, jest wprowadzenie obowiązku KSeF z wydłużonym obowiązkiem wysyłki wystawionej faktury. W takim scenariuszu faktura byłaby uznana za wystawioną zgodnie z wykazaną na niej datą, a podatnicy mieliby obowiązek wysłania jej do KSeF w ciągu kilku kolejnych dni. Okres ten w miarę działania systemu miałby być skracany aż do zrealizowania obecnych założeń.

Termin obowiązkowego KSeF

Podczas konsultacji uczestnicy konsultacji jednoznacznie zaznaczyli, że ich zdaniem nie powinien to być styczeń 2025 r., w związku z pracami dotyczącymi zakończenia roku (np. inwentaryzacje) oraz wdrożeniem kolejnego obowiązku, jakim jest cykliczne raportowanie pliku JPK_KR dla przedsiębiorców prowadzących pełną księgowość.

Uprawnienia

Podmioty samorządu terytorialnego, które mają liczne jednostki podległe, zgłosiły zastrzeżenia dotyczące obecnego systemu nadawania uprawnień.

Ich zdaniem jest on mało intuicyjny i zbyt skomplikowany do zarządzania dla dużych podmiotów z rozbudowaną strukturą oddziałów, w których wyznaczany jest główny administrator KSeF (przydziela uprawnienia administratorom poszczególnych jednostek). Ministerstwo Finansów obiecało zweryfikować problem w oparciu o konkretne przypadki użycia uprawnień i wprowadzenie niezbędnych zmian. Szef KAS przekaże także do urzędów skarbowych prośbę o jak najszybsze procedowanie składanych deklaracji ZAW-FA czy NIP-2, aby nie miały miejsca opóźnienia analogiczne do obecnych.

Wystawianie faktur dla podmiotów trzecich

Dotychczasowe rozwiązanie wprowadzone przez twórców KSeF zakłada, że w przypadku faktur wystawianych na rzecz podmiotów trzecich (oddziałów firm czy jednostek zależnych samorządu terytorialnego takich jak szkoły, przedszkola itp.), w dodatkowych polach dotyczących podmiotu trzeciego mają pojawić się dane bezpośrednio identyfikujące oddział.

Problemem staje się jednak sytuacja, w której taka informacja nie zostanie zawarta, ponieważ zmusza ona pracowników do ręcznego przyporządkowywania faktury do konkretnej jednostki już poza systemem KSeF. Ministerstwo jednoznacznie zaznaczyło, że nie wprowadzi obowiązku wypełniania w pliku ustrukturyzowanym pola Podmiot 3. Jedną z propozycji ułatwienia obsługi takich dokumentów jest umożliwienie oddzielnego odbierania tylko dokumentów bez wskazanego podmiotu trzeciego, co w obecnej konstrukcji systemu nie jest możliwe. Wskazano też na konieczne rozszerzenie systemu KSeF o umożliwienie przyporządkowywania faktur do danego oddziału.

Faktury B2C

Podobnie jak na poprzednich spotkaniach, dużą uwagę przykładano do problemów jakie stwarza konieczność rozróżniania podmiotów prowadzących i nieprowadzących działalności gospodarczej oraz przeniesienie odpowiedzialności za nieprawidłową identyfikację podmiotu na rzecz wystawiającego.

Uczestnicy konsultacji opowiedzieli się za opcją przekazywania przez odbiorców faktury informacji, czy jest ona wystawiana dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, czy dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Na tej podstawie miałoby przebiegać przekazywanie faktur do systemu.

Adnotacja NP

W trakcie konsultacji zwrócono także uwagę na niejednoznaczną konstrukcję pliku JPK w zakresie wykazywania transakcji niepodlegających opodatkowaniu, potocznie nazywanych „stawką NP”.

Obecnie ze struktury pliku wynika, że informacja ta ma być wykorzystywana jedynie w przypadku handlu zagranicznego, co, jak zostało zauważone, jest niewystarczające. Ministerstwo Finansów nie potrafiło jednoznacznie udzielić odpowiedzi czy informacja w pliku ma dotyczyć tylko takich transakcji. Zaznaczono, że ich zdaniem obecnie adnotacja NP w zasadzie nie występuje w obrocie krajowym.

Tryb awarii w oddziałach

Dotychczas przedstawiona koncepcja dotycząca trybu awarii nie uwzględnia możliwości zgłoszenia awarii w jednym z oddziałów firmy.

Tryb awaryjny zawsze dotyczy całego podmiotu niezależnie od tego, czy pozostałe oddziały mają możliwość wystawiania faktur online. Ministerstwo Finansów obiecało przeanalizować opracowywany tryb offline w kontekście wystąpienia awarii tylko w jednym z oddziałów firmy.

Szkolenia i kampania informacyjna

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że na przełomie kwietnia i maja 2024 r. zostaną uruchomione szkolenia regionalne prowadzone w urzędach skarbowych, które będą obejmowały przede wszystkim techniczne i praktyczne zagadnienia związane z wystawianiem i odbiorem faktur w KSeF, w szczególności z wykorzystaniem narzędzi oferowanych przez Ministerstwo.

Szkolenia te będą adresowane głównie do małych i mikro przedsiębiorstw. Dodatkowo zostanie uruchomiona dedykowana infolinia. Będą odbywały się także cykliczne webinaria poświęcone poszczególnym zagadnieniom lub dedykowane odpowiednim grupom przedsiębiorców.

Na stronach Ministerstwa będą także na bieżąco ukazywać się pytania i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (wraz z datą publikacji lub modyfikacji pojedynczej odpowiedzi). Jedną z podstawowych form komunikacji mają być objaśnienia podatkowe. Podtrzymano również chęć stworzenia kodeksu dobrych praktyk dotyczących KSeF.

Współpraca PEF i KSeF

PEF, czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania, przeznaczona do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi, będzie współpracowała z KSeF.

Faktury wystawione w PEF będą automatycznie przekazywane do KSeF, a sam system PEF będzie dostosowany do pobierania i prezentacji informacji właściwych dla KSeF (jak np. nr UPO faktury).

Ministerstwo zapewniło na wstępie, że nie zamierza tworzyć systemu KSeF od nowa i zdaje sobie sprawę, że wiele firm poniosło już koszty przygotowań do korzystania z e-faktur. Dlatego zmiany w KSeF, które pojawią się w wyniku audytu i konsultacji, nie spowodują przekreślenia wykonanych do tej pory prac.

Według deklaracji Krzysztofa Rogowskiego, kierownika projektu KSeF, prace legislacyjne powinny zakończyć się w czerwcu 2024 roku. Biorąc pod uwagę wcześniejsze oświadczenia, że KSeF nie będzie obowiązkowy w tym roku, mamy co najmniej 6 miesięcy vacatio legis.

Wydajność systemu

Aktualne limity przesyłania dokumentów, które obowiązują w środowisku testowym, nie dotyczą środowiska produkcyjnego. Zatem nie musimy obawiać się o ograniczenia wysyłki dokumentów w trakcie codziennej pracy.

Testy wydajnościowe

MF zachęca firmy, które wystawiają duże ilości dokumentów do wspólnych testów wydajnościowych. Tym bardziej my zachęcamy Państwa do uruchamiania KSeF w swoich przedsiębiorstwach, żeby bezpiecznie wejść w okres obowiązkowy.

Autoryzacja i bezpieczeństwo danych

W połowie marca ma zostać opublikowany projekt rozporządzenia, w którym zostanie przedstawiona autoryzacja na bazie certyfikatów opartych o kryptografię asymetryczną. Nowe sposoby autoryzacji będą dostępne od połowy roku.

Tryb off-line

Z pytań uczestników spotkań wynika, że tryb off-line nie jest dość dobrze zdefiniowany w przepisach. Dotychczas mówiliśmy o całkowitym braku komunikacji z KSeFem, ale duże firmy zwróciły uwagę na wydajność serwerów MF. Przy wystawianiu wielu faktur w sieci punktów rozsianych po całym kraju, spowolnienie komunikacji z KSeF będzie równie kłopotliwe, jak całkowity brak dostępu. Ministerstwo zobowiązało się przeanalizować ten temat.

Sprzedaż B2C

Ministerstwo zdaje sobie sprawę z braku jasnych kryteriów, w jaki sposób odróżnić klienta biznesowego od indywidualnego. W trakcie spotkań przedstawiciele firm podali kilka propozycji rozwiązania tego problemu. Przedstawiono prostą alternatywę – jak nabywca poda NIP to jest to transakcja B2B, a jak nie to B2C. Jednak nabywcami są również kontrahenci zagraniczni, którzy nie mają NIP. Nie można obarczać pracownika wystawiającego fakturę odpowiedzialnością za podjęcie decyzji, czy wystawiać fakturę w KSeF, czy nie. Dlatego potrzebne są albo jasne kryteria podziału nabywców, albo włączenie sprzedaży B2C do KSeF. Niektóre firmy uważają, że ten drugi wariant ułatwiłby definiowanie procesów biznesowych.

Zakupy pracownicze

Twórcy KSeF nie zdawali sobie sprawy z problemu, jaki stanie przed firmami, których pracownicy jeżdżą w delegacje, kupują paliwo do samochodów służbowych, albo dokonują innych zakupów na potrzeby firmy. Czyli przed wszystkimi przedsiębiorstwami muszącymi wystawiać faktury w KSeF. Padła propozycja ze strony przedsiębiorców, aby wprowadzić nową rolę podmiotu trzeciego – „Pracownik”. Przedstawiciele MF zadeklarowali, że przemyślą ten problem.

Identyfikatory KSeF na przelewach

O ile na poziomie technicznym temat nie wydaje się skomplikowany, to założenia przyjęte przez twórców KSeF rodzą szereg problemów w codziennej pracy księgowych. Ministerstwo potwierdziło wprawdzie, że płacąc za kilka faktur możemy podawać ich numery KSeF, dopóki te numery mieszczą się w tytule przelewu. Przy większej ilości faktur musimy pobrać z systemu KSeF identyfikator zbiorczy. Jeżeli płacimy całkowitą kwotę należności za wszystkie faktury, to odbiorca przelewu nie ma problemu z przypisaniem rozrachunków. Jednak mając do dyspozycji identyfikator zbiorczy i kwotę nie pokrywającą całej należności, musimy uzyskać dodatkowe informacje od płatnika (numery KSeF i kwoty). Kolejna trudność pojawi się przy następnym przelewie za tę samą fakturę. Przyjdzie on z innym identyfikatorem zbiorczym.

Dodatkowo zgłaszane przez uczestników konsultacji obiekcje, to brak możliwości podania nr KSeF faktury przy zakupach internetowych i płatności BLIKiem lub przelewem natychmiastowym. Branża faktoringowa przekazując środki jako refinansowanie faktur również nie zawsze jest w stanie podać numery KSeF tych faktur.

Na pytanie, po co wprowadzono identyfikatory KSeF na przelewach, dyrektor Departamentu Analiz KAS odpowiedział, że MF musi tworzyć raporty z płatności faktur. Stwierdził również, że kwestie rozrachunków biznes musi rozwiązać we własnym zakresie.

Wizualizacja faktury

Pomimo zadawanych pytań nie uzyskaliśmy jednoznacznej odpowiedzi, jakie informacje dodatkowe mogą znaleźć się na wizualizacji faktury (ponad to, co jest w pliku XML). Przedstawiciele MF zadeklarowali, że zostanie to szczegółowo opisane przez ministerstwo. Pozytywnie odnieśli się również do postulatu o możliwość pobrania anglojęzycznego obrazu faktury ze stron KSeF.

Branża paliwowa i branża dostarczycieli mediów

Przedstawiciele tych gałęzi gospodarki zasygnalizowali w trakcie konsultacji, że przepisy KSeF nie spełniają wymogów fakturowania, obowiązujących – między innymi – firmy telekomunikacyjne i dostarczycieli energii elektrycznej. Spełnienie tych wymogów może jednak wprowadzić istotne zmiany w formacie faktury ustrukturyzowanej. Ministerstwo nie odniosło się jednoznacznie do tych uwag.

Szkolenia i kampania informacyjna

Ze strony MF padła deklaracja, że po konsultacjach i opracowaniu zmian w przepisach, zwiększy ilość szkoleń i materiałów informacyjnych dotyczących przepisów związanych KSeF i ich interpretacji.

Takie były najważniejsze tematy poruszane na spotkaniach, z których zdaliśmy Państwu relację.

Rozwijaj swój biznes z produktami WAPRO ERP

Poznaj Wapro

Masz pytania? Skontaktuj się za pośrednictwem naszej sieci Partnerów Handlowych w całej Polsce lub zadzwoń / napisz do nas a nasi konsultanci odpowiedzą natychmiast po otrzymaniu wiadomości.

Dział obsługi Partnera
bodydho@dho.com.pl

Serwis
dho@dho.com.pl

Zapraszamy również do kontaktu za pośrednictwem chat’u online.

Pozdrawiamy