e-SF czyli elektroniczne sprawozdania finansowe w WAPRO Fakir; elektroniczne sprawozdania finansowe – obowiązek dla przedsiębiorców

15 stycznia 2019 - 10 minuty (czas czytania)

e-SF czyli elektroniczne sprawozdania finansowe w WAPRO Fakir

Od wersji 8.40.2 WAPRO Fakir umożliwia tworzenie i zapisywanie sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej, to jest w postaci pliku o strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Program przygotowuje elektroniczne sprawozdanie, w złotych albo w tysiącach złotych przez:

  • • Jednostki inne niż Banki, Zakłady Ubezpieczeń oraz Zakłady Reasekuracji;
  • • Jednostki małe
  • • Jednostki mikro

Źródłem danych tych sprawozdań w programie są istniejące definicje klasycznego bilansu, rachunku zysku i strat oraz innych składowych sprawozdań finansowych.

WAPRO Fakir został wyposażony w kreator ułatwiający przygotowanie formularza sprawozdania elektronicznego. Potrafi on automatycznie wykonać większość pracy za użytkownika polegającej przede wszystkim na wiązaniu definicji pozycji klasycznych sprawozdań z pozycjami sprawozdania elektronicznego. Przygotowanie takiego e-formularza, nie powinno zająć więcej niż kilkanaście minut.

W przypadku tworzenia sprawozdań finansowych po raz pierwszy, zalecamy rozpocząć od przygotowania klasycznego sprawozdania a następnie, na podstawie ich definicji przygotować wersję elektroniczną.

Aby utworzyć e-Formularz sprawozdania wystarczy:

1. Wybrać w kreatorze rodzaj sprawozdania;

2. Powiązać go z odpowiednimi raportami użytkownika

3. WAPRO Fakir sam wiąże większość pozycji klasycznych sprawozdań (wykonanych w raportach użytkownika) z pozycjami sprawozdania elektronicznego. Te, których nie uda się powiązać automatycznie można powiązać manualnie. Podczas wiązania kreator sugeruje pozycję do powiązania:

4. Kiedy wszystko jest gotowe, wszystkie pozycje odpowiednio powiązane, program przygotuje e-Formularz i wypełni go danymi:

Tak przygotowany e-Formularz trzeba oczywiście jeszcze wypełnić pozostałymi, wymaganymi informacjami. Do pliku XML można dołączyć również jako załączniki inne pliki. Pliki można dołączyć w sekcji „Dodatkowe informacje i objaśnienia”:

Gotowe elektroniczne sprawozdanie finansowe można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zapisać w e-Dokumentach. W kontekście sprawozdania można zapisać również inne pliki:

Więcej informacji na temat tworzenia elektronicznych sprawozdań finansowych można znaleźć w dokumentacji programu dostępnej zarówno z pulpitu informacyjnego dostępnym w programach WAPRO jak i z naszej strony, w punkcie: Księga główna | Sprawozdania finansowe.

Zachęcamy do zapoznania się z ogólnymi informacjami na temat elektronicznych sprawozdań finansowych, metod ich przygotowania oraz składania, znajdującymi się na portalu Ministerstwa Finansów:

oraz na portalu biznes.gov.pl:

Elektroniczne sprawozdania finansowe – obowiązek dla przedsiębiorców

Od 1 października 2018 r. przedsiębiorcy mają obowiązek składać sprawozdania finansowe wyłącznie w formie elektronicznej, czyli tzw. e-Sprawozdania. Dokumenty muszą być dodatkowo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP. Wersje papierowe sprawozdań finansowych nie są już akceptowane przez właściwe im urzędy.

Zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości „sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.” Wymóg ten odnosi się również do skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Ten sam obowiązek dotyczy, zgodnie z art. 45 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe.

Struktura e-Sprawozdań Finansowych

Pliki zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów to dokumenty w formacie XSD, odrębne dla każdego typu sprawozdania finansowego. XSD to wzorcowy dokument struktur danych oraz zestaw definicji, które pozwalają na wytworzenie sprawozdania finansowego w formacie XML. Aby powstał ustrukturyzowany plik z danymi, konieczne jest w takim przypadku posiadanie aplikacji programu pozwalającego na wytworzenie sprawozdania w formacie XML.

Jak należy wysyłać sprawozdania?

Na stronie internetowej Ministerstwo Finansów zostało obecnie udostępnione bezpłatne narzędzie – Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe, które umożliwia m.in. wprowadzenie i zapisywanie danych, a także otwarcie e-Sprawozdania, podpisanie pliku, przygotowanie i podpisanie wysyłki, czy pobranie UPO. Rozwiązanie wspiera na razie tylko system operacyjny Windows. Ułatwia ono osobom fizycznym, zobowiązanym do składania sprawozdań finansowych, wywiązywanie się z ustawowego obowiązku. Aplikacja dostępna jest tutaj pod linkiem.

Co jest bardzo istotne, e-Sprawozdanie może przesłać jedynie osoba, która jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego i ma w nim ujawniony PESEL.

Wymóg podpisania sprawozdania finansowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP może także powodować dodatkowe utrudnienie dla członków zarządu spółek, będących obcokrajowcami, nie posiadającym numerów PESEL. Zanim będą mogli złożyć podpisy wymagane art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości (obowiązek podpisu przez wszystkich członków zarządu), będą musieli uzyskać PESEL. Przyznaje go urząd miasta lub gminy właściwy według miejsca zamieszkania cudzoziemca. Następuje to przy okazji zameldowania cudzoziemca. Jedyną czynnością, jaką obcokrajowiec musi wykonać, aby uzyskać numer PESEL, jest zameldowanie się na pobyt czasowy lub stały.

Ważną informacją dla przedsiębiorców jest fakt, że obecnie wystarczy przekazać sprawozdanie finansowe wyłącznie raz – do KRS. Nie ma konieczności przesyłania tych dokumentów do Urzędów Skarbowych, ponieważ dane z nich zostaną umieszczone z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Zgodnie z art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości „sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR opracowuje się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych”. Jak wynika zatem z przepisów – jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z MSSF, na ten moment przygotowują te dokumenty w formie elektronicznej, ale w wybranej przez siebie dowolnej postaci.

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego

Znowelizowane (od października 2018 roku) przepisy ustawy o rachunkowości nakładają również obowiązek sporządzania sprawozdania z badania sprawozdania finansowego przedsiębiorcy wpisanego do KRS w postaci elektronicznej. Biegły rewident będzie musiał podpisać ten dokument przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kary w przypadku nie złożenia e-Sprawozdania

W przypadku nie złożenia sprawozdania finansowego w terminie na przedsiębiorcę zostanie nałożona kara grzywny lub ograniczenia wolności. W razie opóźnienia istnieje jednak możliwość złożenia tzw. czynnego żalu, czyli oświadczenia o popełnieniu czynu zabronionego – taki dokument może uratować przedsiębiorcę przed negatywnymi konsekwencjami.

Sprawozdania finansowe – obowiązek dla firm

Od 1 października 2018 roku nastąpiła dalsza elektronizacja sprawozdania finansowego. Większość przedsiębiorców będzie musiała dostosować się do nowych obowiązków. Niestety nie będzie to łatwe – jednak im szybciej firmy się do tego procesu przygotują, tym proces ten będzie przebiegał sprawnej, bez opóźnień i niepotrzebnego stresu.

Autor:
Aleksandra Motławska
Partner Zarządzający w firmie HLB M2

Jeżeli masz jakieś pytania lub wątpliwości związane z poruszanym tematami, skorzystaj z wiedzy naszych ekspertów.
Napisz do nas:
dho@dho.com.pl
Tags: , , , , , ,