Dzięki informacjom na temat struktury przychodów i kosztów w różnych przekrojach, kadra zarządzająca jest w stanie podejmować lepsze decyzje biznesowe w oparciu o konkretne i wiarygodne dane dostępne w układzie zrozumiałym nie tylko dla finansistów. Źródło wiedzy stanowią w tym przypadku konta przychodowe i kosztowe, czyli tzw. plan kont. Taki rozwiązanie bardzo przydaje się menedżerom z różnych działów, którzy odpowiadają za zarządzanie firmą lub jej poszczególnymi obszarami w segmencie MSP.

Budując plan kont przychodowo-kosztowych podstawowej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, należy zwrócić uwagę na to, aby wszystkie konta miały jednolitą strukturę. Umożliwi to uzyskanie odpowiednich wyników raportowania w oparciu o dane kryterium wyboru, zarówno dla przychodów jak i kosztów. Ponadto tworzenie kont powinno odbywać się od ogółu do szczegółu – w ten sposób również można będzie dokonywać wygodnych analiz biznesowych.

System ERP a budowa planu kont

Przy budowaniu planu kont powinny także zostać wzięte pod uwagę możliwości użytkowanego systemu ERP w zakresie zarządzania finansami. Warto w tym przypadku skorzystać z jego gotowych funkcjonalności. Warunkiem jest jednak dobra znajomość tej aplikacji, szczególnie w odniesieniu do kont wynikowych. Dlatego też pierwszym krokiem w procesie budowania planu kont jest dogłębne poznanie funkcji, jakie oferuje oprogramowanie do zarządzania.

Systemy finansowo-księgowe dla małych i średnich firm często opierają się o plan kont poszerzony o dodatkowe elementy, takie jak wymiar czy cecha. Takie aplikacje pozwalają najczęściej na analizy zarówno w układzie rodzajowym jak i funkcjonalnym (kalkulacyjnym). Umożliwiają ponadto budowę raportów w oparciu o plan kont, nie wymagając od użytkowników specjalistycznej wiedzy informatycznej ani zaangażowania informatyków.

Budowa analityki kont przychodowych i kosztowych – praktyczne przykłady

1. Pierwszy element numeru konta to tzw. konto syntetyczne, w polskiej praktyce najczęściej trzycyfrowe. Określa ono obszar, którym chcemy osobno zarządzać. Przykładowo, jeśli firma prowadzi dwa rodzaje usług i chce je wydzielić, powinna również wydzielić dwa konta syntetyczne dla przychodów i dwa konta syntetyczne dla kosztów bezpośrednich:
   • konta dla przychodów: ,,701 dla robót budowlano-montażowych,, i ,702 dla działalności deweloperskiej,,,
   • konta kosztowe: 501 i 502.
2. Przedsiębiorstwo może posiadać także różne komórki organizacyjne, w ramach danego segmentu operacyjnego, lub też oferować różne produkty, na temat których chciałoby uzyskiwać informacje. Nawiązując do przykładu opisanego w punkcie 1, w ramach robót budowlano-montażowych spółka chciałaby mieć wiedzę na temat przychodów i kosztów w zakresie robót drogowych oraz robót hydraulicznych – zatem pierwszym elementem analityki byłyby te właśnie usługi, czyli:
   • 701-01 (albo komórka organizacyjna/MPK 701-RDR)
   • oraz 701-02 (alternatywnie komórka organizacyjna/MPK 701-HYD).
3. W przypadku, kiedy działalność przedsiębiorstwa polega na wykonywaniu indywidualnych zamówień, kolejnym elementem może być np. zamówienie produkcyjne – wtedy numer takiego zamówienia będzie następnym elementem analityki planu kont. Dla firm o dużej liczbie zamówień warto poprzedzić ich numery rokiem, w którym zostały przyjęte. Jeśli działalność danej organizacji polega na wykonywaniu standardowych usług lub produktów, można ten element pominąć lub zastąpić go grupą asortymentową.
4. Aby móc w pełni realizować analizę biznesową segmentu, warto wprowadzić również kolejny element analityki na kontach funkcjonalnych (kalkulacyjnych zespołu ,,5,,), tj. kontach układu rodzajowego (tzw. ,,4,,-ki). Umożliwią one po pierwsze analizę struktury rodzajowej w ramach danego segmentu biznesowego lub zamówienia produkcyjnego. Ponadto pozwolą na automatyczne księgowanie na konta zespołu ,,4,, na podstawie analityki rodzajowej wbudowanej w konta zespołu ,,5,,, dla potrzeb sprawozdawczości finansowej firmy.
5. Ostatnim elementem, który warto wprowadzić w ramach planu kont, jest aspekt podatkowy. Pozwoli to uzyskać wiedzę o tym, czy dany rodzaj przychodu lub kosztu stanowi przychód lub koszt podatkowy – czy też nie. Może to być oznaczenie cyfrą, np. ,,0,, i ,,1,,, symbolami ,,NP,, i ,,P,,, które będą definiować dany przychód czy koszt jako podatkowy lub niepodatkowy.

Przykładowe konta: kosztowe i dla przychodów

Budowa planu kont – podsumowanie

W powyższy sposób zbudowany został plan kont – prosty w obsłudze, zrozumiały nie tylko dla księgowych oraz użyteczny dla kadry zarządzającej. Na jego podstawie możliwa jest analiza biznesu od ogółu, tj. od marży na danym segmencie operacyjnym, poprzez marżę na zamówieniach, skończywszy na analizie kosztów rodzajowych w ramach danego segmentu/zamówienia. I co ważne, taki plan kont nie wymaga znaczącego rozbudowania użytkowanego oprogramowania finansowo-księgowego.

Konta przychodowe i kosztowe pozostałej działalności operacyjnej i finansowej

W odniesieniu do takiej części sprawozdawczości jak np.: pozostała działalność operacyjna i finansowa, ważne jest zachowanie struktury kont przychodowych i kosztowych. Plan kont można wówczas rozszerzyć o podział na transakcje z jednostkami powiązanymi lub niepowiązanymi.

Przykładowe konta to:

– 750-01-P – przychody finansowe, różnice kursowe zrealizowane (podatkowe), – 750-02-P – przychody finansowe – odsetki bankowe (podatkowe), – 755-01-P – koszty finansowe, różnice kursowe zrealizowane (podatkowe), – 755-02-P – koszty finansowe – odsetki bankowe/kredytowe (podatkowe). – 760-01-P – pozostałe przychody operacyjne, sprzedaż środków trwałych – 765-01-P – pozostałe koszty operacyjne, wartość niezamortyzowana środków trwałych