Na naszych oczach postępuje proces cyfryzacji w gospodarce. W codziennym funkcjonowaniu firm i urzędów widać to doskonale na przykładzie wypierania tradycyjnych, papierowych dokumentów, ich elektronicznymi odpowiednikami.

Dom Handlowy Oprogramowania jako główny dystrybutor WAPRO ERP jak i producent wiemy, że dzieje się to stopniowo już od dawna, ale pandemia ten proces przyspieszyła. Nic dziwnego, bo nie bez powodu zamieniamy papier na pliki elektroniczne! Wraz z papierem pozbywamy się wielu problemów, a zyskujemy kompleksowe podejście do firmowej dokumentacji, porządek i wygodę pracy oraz większą kontrolę nad wydatkami. Sposobem na dokumenty bez papieru jest zastosowanie w pracy elektronicznego systemu obiegu dokumentów (SEOD).

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów to rozwiązanie ERP służące do kompleksowej obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Aplikacja pozwala na wygodny import dokumentów, procesowanie zapotrzebowania i faktur kosztowych, rejestrowanie i rozliczanie delegacji, a także procedowanie umów i ofert. Stosowane SEOD to cyfrowa transformacja biznesu na poziomie zarządzania dokumentami oraz automatyzacja powiązanych z nimi procesów. Krótko mówiąc, to usprawnienie pracy i oszczędność czasu. Jak to wygląda w praktyce? Pożegnaj 4 typowe problemy związane z dokumentacją papierową!

1. Koniec z bałaganem w dokumentach

Nieczytelne faktury? Zgubione załączniki do umowy? Brak kosztorysu w ofercie? Księgowa jest na urlopie, więc nie da się sprawdzić, czy faktury zostały na czas opłacone? A może pracownik jest na home office i chce złożyć wniosek o urlop?

Czy pytania wydają się znajome, a w firmie miewasz mailowo-papierowo-załącznikowy bałagan? W Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów poradzisz sobie z tym bez trudu. Uporządkujesz wszelką firmową dokumentację, maile, wnioski pracownicze czy faktury. W końcu zapanuje porządek, który przecież sprzyja efektywnej pracy!

Koniec z papierowymi dokumentami, drukowaniem i archiwizowaniem. Koniec z czasochłonnym wyszukiwaniem dokumentów i nieprzebraną ilością segregatorów z papierową dokumentacją!

OCR pomoże z resztkami

Nieocenionym rozwiązaniem oferowanym przez SEOD jest możliwość zarówno importu zeskanowanych już dokumentów papierowych, jak i import dokumentów elektronicznych. Dzięki zintegrowanej usłudze OCR (optycznego rozpoznawania znaków) system rozpoznaje i parametryzuje dane z importowanych dokumentów, m.in. kategoryzując je pod kątem terminów płatności czy kwoty do zapłaty).

2. Koniec z chaotycznymi procesami

Czy Twoi pracownicy biegają z dokumentami w ręku? Akceptacja urlopu trwa tak długo, że pracownikowi przepada rezerwacja wymarzonej wycieczki? Pracownicy mają problem z rozliczeniem delegacji? Nagle cały dział produkcji jest urlopie?

Wprowadzenie SEOD pozwoli organizacji na sprawną obsługę i zsynchronizowanie różnorodnych procesów, nawet tych angażujących kilku pracowników jednocześnie.

SEOD obsługuje:

1. zapotrzebowania na zakup materiałów, surowców oraz usług generowanych w całym przedsiębiorstwie, przy czym zakupy te mogą być dowolnie kategoryzowane, w zależności od tego, jak przebiega dalsza ścieżka ich akceptacji i realizacji;
2. faktury kosztowe, dzięki elektronicznej rejestracji faktur zakupowych spływających do firmy i ich natychmiastowym kierowaniu do akceptacji przez odpowiednich menedżerów;
3. delegacje krajowe i zagraniczne, za sprawą tworzenia planów delegacji (użytkownik określa czas trwania i miejsce delegacji, wnioskuje o ewentualne zaliczki itp.), a następnie – ich sprawnego rozliczania (po odbyciu delegacji pracownik wprowadza faktyczny czas delegacji, łącznie z przerwami, a także faktycznie odbyte przejazdy i poniesione koszty). System, dzięki powiązaniu z modułem ERP Finanse i Księgowość automatycznie wylicza wysokości diet i zwrotów;
4. oferty i umowy, które spływają do firmy. System pozwala na kontrolowanie ofert przez upoważnione osoby, a także na ich rejestrację i weryfikację przez dział prawny. Na podstawie zatwierdzonych dokumentów można następnie generować zlecenia fakturowania, które stanową podstawę do automatycznego generowania faktur sprzedażowych.

3. Koniec z niekontrolowanymi wydatkami i brakami w informacji

Firma zbyt dużo wydaje na delegacje? A może któryś dział generuje niepotrzebne zakupy? Wydatki rosną z miesiąca na miesiąc i nie wiesz, gdzie szukać oszczędności? A może akceptacja dokumentów trwa za długo i firma przekracza termin na oddanie projektu?

Dlaczego? Zapewnia pełną transparentność i kontrolę nad wydatkami. Wystarczy prześledzić całą ścieżkę obiegu i akceptacji każdego dokumentu w organizacji. Tym samym dokładnie widać, kto i jakie zapotrzebowania zakupowe zgłasza, jakie faktury kosztowe wygenerowano czy też kto zatwierdza konkretne dokumenty. Pozwala to również sprawdzać, czy pracownicy właściwie wywiązują się z obowiązków, a w firmie panuje sprawny przepływ informacji.

4. Koniec z zapomnianymi terminami i dokumentami

Straciłeś najlepszego klienta, bo przegapiliście termin oddania projektu? Pracownicy notorycznie zapominają o przygotowaniu ważnych dokumentów na spotkania? Przełożony zwleka z zatwierdzeniem dokumentów? Wniosek urlopowy czeka od tygodnia na zatwierdzenie przez przełożonego? A może księgowa zapomina zatwierdzić fakturę?

Tu także System Elektronicznego Obiegu Dokumentów przychodzi z pomocą. Oprócz digitalizacji dokumentów i cyfryzacji procesów, oferuje on także szereg przydatnych w codziennej pracy mechanizmów powiadamiania i przypominania o ważnych sprawach. Krótko mówiąc, jeśli jakiś dokument w SEOD czeka na obsługę – odpowiedni pracownik dostanie maila z powiadomieniem, smsa lub push na urządzeniu mobilnym.

Koniec to nowy początek

Koniec papieru to krok w przyszłość firmy. Elektroniczna obsługa dokumentów jest jednym z kluczowych obszarów cyfryzacji działalności przedsiębiorstwa. Usprawnienie administracji dokumentami z zastosowaniem SEOD oszczędza czas i pracochłonność, a także zwiększa kontrolę nad obiegiem dokumentów i wydatkami.

Co zyskuje firma, korzystając na codzień z dokumentów elektronicznych?

1. łatwy import dokumentów odciąża pracowników, niwelując potrzebę czasochłonnego, ręcznego wprowadzania ich do systemu ERP;
2. wygodny dostęp do systemu z dowolnego miejsca;
3. powiadomienia i przypomnienia ułatwiają i przyspieszają pracę kadry menadżerskiej z dokumentami;
4. możliwość kontroli nad dostępem do informacji (niepowołani użytkownicy nie mają dostępu do odpowiednich dokumentów);
5. kontrola wydatków (np. zapotrzebowania);
6. śledzenie obiegu dokumentów z przypisaniem osób odpowiedzialnych;
7. wsparcie pracy rozproszonej, zarówno w przypadku firm wielooddziałowych, jak i pracy zdalnej.