Zmiany w przepisach: skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

1 stycznia 2019 roku wejdą w życie nowe przepisy, na podstawie których ulegnie skróceniu czas przechowywania akt pracowniczych. Projekt ustawy przewiduje również możliwość prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej.

Znowelizowane przepisy zakładają skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. 10 lat będzie liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenie.

Zmiany umożliwią również pracodawcy skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowników lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Będzie to wymagało od pracodawcy złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego (ZUS OSW) , który będzie zawierał informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Złożenie oświadczenia będzie dobrowolne, ale rozpoczęcie procesu przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA) spowoduje, że nie będzie można cofnąć tej decyzji. Raport informacyjny ZUS RIA to dokument, który będzie obowiązkowo przekazywany po złożeniu oświadczenia ZUS OSW. Będzie on składany za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku.

Dodatkowo na pracodawcy będzie ciążył obowiązek przekazania raportu informacyjnego w formie papierowej pracownikowi zwolnionemu, a po upływie 10 lat od złożenia tego raportu – dokumentów związanych z jego zatrudnieniem. W sytuacji, gdy pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie na nim nadal ciążył obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.

W związku z wejściem w życie ustawy zmienione zostaną również formularze ZUS DRA i ZUS ZSWUA, informacja miesięczna oraz roczna dla ubezpieczonego. Na formularzu ZUS ZWUA pojawi się informacja o dacie, trybie rozwiązania stosunku pracy, podstawie prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, albo stosunku służbowego oraz informacja ? z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Autor:
Anna Klepka-Zakrzewska
Specjalista ds. jakości oprogramowania w Dziale Produkcji Systemów ERP Asseco Business Solutions

Jeżeli zainteresował Cię ten temat przeczytaj więcej o produkcie z obszaru kadr i płac?